Kapitel 1
Die Mail wird ein Auftrag.
Jede Mail an deine Auftragsadresse wird ein Auftrag. Das System erkennt den Kunden am Absender und das Objekt an der Adresse. Fehlt eine Angabe, liegt die Rückfrage bereit - ein Klick, und sie geht raus.
Auftrag rein, Rechnung raus. Dein System.
Das KI-ERP für Betriebe mit Außendienst: Anfragen aus dem Postfach, Einsatzplan, Monteur-Handy und Rechnung in einer Software. Die Software läuft auf deinem eigenen Server - ohne Lizenz je Mitarbeiter.
Probebetrieb starten
bezahlter Test, voll angerechnet · 3 bis 4 Wochen
Noch unsicher? Kostenloses Erstgespräch (bis zu 30 Min)
Büro
A-2026-0142Heizung ohne Funktionper Mail 07:12
Neu
grün
A-2026-0141Tropfender Wasserhahn
Erledigt
grün
A-2026-0140Heizkörper wird nicht warm
Angebot beim Kunden
gelb
A-2026-0138Kein Warmwasser
Eingeteilt
grün
grün: im Plangelb: wird knapprot: liegt zu lange
Mein Tag
Dienstag · 3 Einsätze
08:00-09:00Musterweg 12, Beispielstadt
Zettel, Rückrufe, Fotos im Chat.
Die Anfrage kommt per Mail, die Adresse steht im Anhang, der Termin im Kalender, das Foto im Handy des Monteurs und die Stunden auf dem Zettel. Am Monatsende tippt jemand alles zusammen.
- Mail:Heizung ohne Funktion
- Kalender:Di 08:00?
- Chat-Foto:Kessel
- Stundenzettel:2,5 h
- Tabelle:Rechnung offen
Beispiel
Ein Auftrag. Von der Mail bis zur Rechnung.
Kapitel 2
Der Termin steht im Einsatzplan.
Das System schlägt vor, wer am Tag schon in der Gegend ist; übernommen wird der Vorschlag erst mit deinem Klick. Der Monteur bekommt den Einsatz aufs Handy, dein Kunde eine SMS mit Termin und Statuslink.
Kapitel 3
Der Monteur braucht nur sein Handy.
Fahrt, Arbeit, Pause per Knopf. Fotos vorher und nachher, das verbaute Material, eine kurze Notiz. Am Ende unterschreibt der Kunde mit dem Finger, und der Arbeitsbericht liegt als PDF am Auftrag.
Kapitel 4
Die Rechnung kommt aus dem Auftrag.
Zeiten mal Stundensatz, dazu das Material: Die Rechnung steht, ohne dass jemand etwas abtippt. Vor dem Buchen prüft das System die Pflichtangaben. Dein Auftraggeber findet Angebot, Rechnung und Bericht im Kundenportal.
Kapitel 1 · Die Mail wird ein Auftrag
A-2026-0142Heizung ohne FunktionNeu
Mail:Heizung ohne Funktion
KundeHausverwaltung Beispiel
ObjektMusterweg 12
Ampelgrün
Kapitel 2 · Der Termin steht im Einsatzplan
A-2026-0142Heizung ohne FunktionEingeteilt
TerminDi 08:00-09:00
MonteurM. Beispiel
SMS an Kunden gesendetTechniker vorschlagen
Kapitel 3 · Der Monteur braucht nur sein Handy
A-2026-0142Heizung ohne FunktionErledigt
FahrtArbeitPause
vorher
nachher
Kapitel 4 · Die Rechnung kommt aus dem Auftrag
A-2026-0142Heizung ohne FunktionRechnung
2,5 h × Stundensatz
+ Material
MonteurEinsatz aufs Handy
KundeSMS mit Termin und Statuslink
Kundenportal
Angebot
Rechnung
Bericht
Beispiel
Ein Dienstag mit dem KI-ERP.
So läuft ein Tag, wenn jeder Auftrag an einem Ort liegt. Beispiel, keine Messung.
07:00
Beispiel
Die Morgenliste ist da: zwei Aufträge gelb, einer rot.
A-2026-0136Wasserfleck an der Deckerot
A-2026-0139Abfluss verstopftgelb
A-2026-0140Heizkörper wird nicht warmgelb
09:40
Eine Anfrage ohne Adresse - die Rückfrage geht mit einem Klick raus.
11:15
Die Hausverwaltung gibt das Angebot im Portal frei.
14:10
Unterschrift beim Kunden, der Bericht liegt am Auftrag.
16:30
Die Rechnung ist gebucht, bevor der Monteur zurück ist.
17:05
Feierabend - ohne Stapel für morgen früh.
Das Handy reicht. Keine App aus dem Store.
Die Monteure öffnen „Mein Tag“ im Browser und legen die Seite auf den Startbildschirm. Knöpfe für Fahrt, Arbeit und Pause, dazu Fotos, Material und die Unterschrift vor Ort. Jeder sieht nur seine eigenen Einsätze.
Ohne Netz werden Fotos mit der Kamera gemacht und später nachgeladen; Zeiten lassen sich bis sieben Tage nachtragen.
Mein Tag
08:00-09:00Musterweg 12, Beispielstadt
Zeit
FahrtArbeitPauseStopp
Fotos
Foto aufnehmenAus der Galerie
Material
Unterschreiben und erledigt melden
BEISPIEL
verbautfehlt
Die KI schreibt vor. Das Büro entscheidet.
Die KI liefert Entwürfe. Verschickt oder gebucht wird nur mit einem Klick aus dem Büro.
Beispiel
Fehlt in einer Anfrage die Adresse, liegt die Rückfrage an den Absender fertig da. Du prüfst den Text und schickst ihn mit einem Klick - höchstens eine Rückfrage je Auftrag.
RückfrageEntwurfgesendet
BetreffRückfrage zu A-2026-0142 Heizung ohne Funktion
Guten Tag, danke für Ihre Meldung. Damit wir den Einsatz planen können: An welcher Adresse und in welcher Wohnung ist die Heizung ausgefallen?
Rückfrage sendengesendet
Aus deinen Angebotsvorlagen entsteht ein Entwurf; änderst du ihn vor dem Buchen, wird deine Fassung die neue Vorlage. Lieferantenrechnungen im PDF-Anhang werden Entwürfe mit Positionen und Beträgen, Abweichungen sind markiert.
KI-AngebotsentwurfEntwurf
Lieferantenrechnungen
Buchen
Was das System nie von selbst tut
- Kein KI-Entwurf geht ohne Klick raus.
- Ein Auftrag wird nie von selbst „Erledigt“.
- Es löscht keine Aufträge und bucht keine Lieferantenrechnung.
- Gebuchte Rechnungen lassen sich nicht mehr löschen.
Ein monatlicher Höchstbetrag deckelt die KI-Kosten; jeder Aufruf steht mit seinen Kosten im System.
Deine Auftraggeber sehen den Stand selbst.
Hausverwaltungen und Gewerbekunden geben Angebote im Kundenportal frei und finden Rechnung und Bericht am Auftrag.
Kundenportal
A-2026-0142Heizung ohne Funktion
Angebot
Umwälzpumpe tauschen
FreigebenAblehnen
Dein Kunde vor Ort bekommt per SMS Termin, Erinnerung am Vortag und einen Link mit dem aktuellen Stand.
SMS
Ihr Termin: Di 08:00-09:00. Stand und Details: Statuslink
Status Ihres AuftragsTermin vereinbart
Termin:Di 08:00-09:00
Techniker:Max
Für Betriebe mit Außendienst.
Überall, wo Aufträge reinkommen, Leute zum Kunden fahren und danach eine Rechnung rausgeht - gebaut für Betriebe mit etwa 10 bis 30 Leuten.
- A-2026-0142Heizung ohne Funktion
Sanitär, Heizung, Klima
Störungen, Reparaturen, Angebote für den Tausch.
- A-2026-0151Sicherung fliegt raus
Elektro
Aufträge von Hausverwaltungen und Gewerbekunden.
- A-2026-0163Treppenhauslicht defekt
Hausbetreuung und Facility-Dienste
Viele Objekte, ein Portal für den Auftraggeber.
- A-2026-0170Hecke schneiden, Musterweg 12
Garten- und Landschaftsbau
Einsätze, Material, Fahrzeuge.
Beispiel
Wartungsverträge mit festen Prüfintervallen an Anlagen deiner Kunden kann das System heute noch nicht.
Erst testen. Dann umstellen.
Dein bisheriges Programm bleibt in Betrieb, bis du das neue freigibst.
Probebetrieb
3 bis 4 Wochen mit einer Kopie deiner Auftrags-Mails und Stammdaten.
Einrichtung
Kunden, Objekte und Artikel aus deinen Tabellen, Vorlagen und Fristen für deinen Betrieb.
Schulung
Büro und Monteure, mit Kurzanleitung.
Umstellung
An dem Tag, den du freigibst.
Du lieferst: Kundenliste, Artikelliste, einen Export aus deinem bisherigen Programm, den Zugang zum Auftragspostfach und einen Termin mit deinem Steuerberater.
Was Inhaber vor dem Wechsel fragen.
Wo liegen meine Daten?
Auf einem Server in deinem eigenen Konto beim Hoster Hetzner. Code, Server und Daten gehören dir - ein für alle Mal.
Wie kommen meine Kunden und Artikel ins System?
Aus Tabellen: Kunden, Objekte und Artikel. Die Vorlagen kommen mit der Einrichtung, die Übernahme macht ESD.
Was ist, wenn ein Monteur kein Netz hat?
Die Seite „Mein Tag“ braucht Netz. Ohne Netz werden Fotos mit der Kamera gemacht und später nachgeladen, Zeiten lassen sich bis sieben Tage nachtragen.
Worauf baut das System auf?
Auf ERPNext, einer quelloffenen Unternehmenssoftware (Open Source). Dazu kommt eine eigene Erweiterung für den Ablauf mit Außendienst. Eine Lizenz je Nutzer gibt es nicht.
Funktioniert das mit meinem Steuerberater?
Das System übergibt deine Buchungen als Export. Für Österreich ist der Export für BMD fertig. Für Deutschland kommen E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und der DATEV-Export vor dem ersten deutschen Betrieb dazu - den aktuellen Stand gibt es im Erstgespräch.
Was kostet die KI im laufenden Betrieb?
Sie rechnet nach Verbrauch über dein eigenes Konto beim KI-Anbieter ab, SMS ebenso. Ein monatlicher Höchstbetrag deckelt die KI-Kosten.
Wer hilft, wenn etwas klemmt?
Zuerst die Kurzanleitung für Büro und Monteure. Die Wartung hält Updates, Sicherungen und die Mail-Zustellung im Blick; Anpassungen darüber hinaus laufen nach Aufwand.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Bei wenigen Zugängen ist Miet-Software günstiger. Der Rechner darunter zeigt mit deinen eigenen Zahlen, ab wann sich das ändert. Gebaut ist das KI-ERP für Betriebe mit etwa 10 bis 30 Leuten.
Was passiert nach dem Probebetrieb?
Passt es, werden die Kosten des Probebetriebs voll auf das KI-ERP angerechnet. Passt es nicht, endet er ohne weitere Kosten.
Der zehnte Monteur kostet keine Lizenz.
Miet-Software rechnet je Zugang und Monat. Das KI-ERP kennt keine Nutzerlizenz: Du zahlst Einrichtung, Wartung und Server, egal wie viele Leute damit arbeiten.
Zeitraum
In 3 Jahren
Miete14.040 €
KI-ERP12.164 €
Bei deinen Preisen je Zugang ist das KI-ERP ab 13 Zugängen günstiger.
Gerechnet mit deinen Eingaben und dem Einstiegspreis. Beim KI-ERP kommen Server, SMS und KI nach Verbrauch über deine Konten dazu. Bei wenigen Zugängen ist Miete günstiger - das zeigt der Rechner ehrlich.
Was du bekommst.
ESD richtet das KI-ERP auf deinem Server ein - erst mit deinen eigenen Mails testen, dann entscheiden.
KI-ERP
ab 5.000 €
einmalig
Angebot nach dem Probebetrieb
Enthalten:
- Auftragseingang per Mail und Telefon
- Rückfrage mit einem Klick
- Ampel und Morgenliste
- Angebot oder Direktauftrag
- Einsatzplan mit Vorschlag
- Monteur-Seite am Handy mit Unterschrift und Arbeitsbericht
- SMS mit Statuslink an deine Kunden
- Kundenportal für Auftraggeber
- Rechnung aus dem Auftrag
- Mahnwesen
- Überwachung der Mail-Zustellung
- Export für deinen Steuerberater
- Übernahme von Kunden, Objekten und Artikeln
- Kurzanleitung für Büro und Monteure
Später erweiterbar:
- Einkauf und LagerModulab 3.500 €
- KI-Angebote und BerichteModulab 2.500 €
- Geräte und FuhrparkModulab 1.800 €
Probebetrieb
990 €
- 3 bis 4 Wochen mit einer Kopie deiner Auftrags-Mails und Stammdaten
- voll angerechnet auf das KI-ERP
A-2026-0142Heizung ohne FunktionNeu
per Mail 07:12
Noch unsicher? Kostenloses Erstgespräch (bis zu 30 Min)
- 30-Tage Tech-Safety Garantie: Wenn dein System nicht so funktioniert wie beschrieben, wird das richtiggestellt - ohne extra Kosten. Antwort innerhalb von 24 Stunden, werktags.
- Laufend: Wartung 199 € im Monat, Mindestlaufzeit 12 Monate, danach monatlich kündbar.
- Updates erst nach einem Prüflauf auf einer Testkopie, Sicherung mit Wiederherstellprobe, Überwachung der Mail-Zustellung.
- Nach Aufwand: Anpassungen 120 € je Stunde.
- Dazu kommen der Server in deinem Hetzner-Konto sowie SMS und KI nach Verbrauch über deine Konten.
- Referenz-Programm: Darf ESD deinen Betrieb als Referenz nennen, ist das Modul Geräte und Fuhrpark (1.800 €) inklusive.
